知っておきたい電話応対のマナー | その他カテゴリまとめ | 生活に役立つ様々な情報をもんチャンネルがピックアップし皆様にお届けしております

皆さんこんにちは。

突然ですが、仕事中、取引先や関係者との電話に対応する場面が

たびたび訪れますよね。

電話に出る際も自分からかける際も、

相手に不快な思いをさせないよう、

基本的なビジネスマナーを知っておくことが大切◎

今回は、好印象を持たれる電話対応についてお伝えしていこうと思います。

電話をすることになったとき、いきなりかけるのはちょっと待って！

失敗を防ぐためには、まずは電話対応の準備から◎

電話は緊張してしまう…。という人もいますよね。

事前に備えて準備万端にしておくと自信にも繋がり、

緊張感もほぐれやすいですよ。

実際に電話に出る前に、覚えておきたい基本的な事柄を

チェックしましょう！

電話での会話は表情が見えないため、相手に伝わる唯一の情報は「声」。

そのため、普段よりも高いトーンではきはきと話すことが重要なんだそう。 好印象を与えられるよう、話し方はもちろん、

声の質にも気を配りましょう◎

たとえ顔が見えなかったとしても、態度は自然と相手に伝わるもの。

電話口であってもしゃんとした姿勢を保って、

笑顔を意識して話してくださいね。

最初に応対する社員の印象が、

あなたの会社全体のイメージを左右するかもしれません。

仕事の電話に出る際は、

自分が会社の代表であるという自覚と責任感を持つことが大切ですよ。

「もしもし」を使わないように意識する

 諸説ありますが、「もしもし」という挨拶は

『申す申す』の略語ともいわれています。

『申す』という言葉は敬語ですが、それを省略した「もしもし」は、

くだけた表現と捉えられるかもしれません。

ビジネスの場ではマナー違反にあたるので、

普段の調子で口に出すことはできるだけ避けましょう。

正しい受け答えとしては、

『はい、（会社名）でございます』

『お電話代わりました』などが一般的です。

相手に不快な思いをさせるおそれがあるので、

「もしもし」を使わないよう努力してくださいね。

手元にメモ道具を用意しておく

担当者が不在だった場合、

どんな内容の電話があったかを後で詳しく伝えなければいけません。

そんなときに役立つのがメモ道具です◎

聞いた内容を何度も聞き直さずに済むよう、

常に手元にメモ道具を準備しておきましょう。

先方との会話の内容を正しく記録するには、

復唱しながらメモを取るのがおすすめですよ。

担当者に渡す伝言メモに書き残しておくべき情報は、以下の6項目です。

1.先方の会社名・部署名・名前

2.電話があった日時

3.電話番号

4.どんな用件か

5.対応者は誰か

6.応対した人（自分）の名前

これらの情報をもれなくメモしておきましょう。

前もって伝言メモのテンプレートを作っておくと、

必要な情報を簡単に残せて便利ですよ。 

普段の電話に比べ、お仕事のシーンで電話をするときに

気をつけるべきポイントがいくつかあります。

まずはこちらから電話をかけるときのマナーをチェックしてみましょう。

時間帯や挨拶など、大事なポイントを説明します。

かける時間帯に注意する

早朝から出社しているというビジネスパーソンもいますが、

始業時間前の電話はマナー違反です。

朝は比較的忙しい時間なので、

始業直後はなるべく連絡を避けてくださいね。

朝8～9時ころに始業する会社が多いため、

電話をかけるならここから1時間ほど経った、10時以降がベターです。

同様に、終業時間前後や終業後の遅い時間に連絡するのも

マナー違反とされています。

非常識だと思われないよう、18時以降の電話は避けるのが無難ですね。

また、昼休憩の時間も仕事の電話をするには適していません。

外で昼食をとっている可能性も考えられるので、

12～13時の間は電話を控えましょう◎

電話に出たら社名と名前を言う

出た相手によって対応は異なりますが、

まずはきちんと名乗ることが大切です。

会社名と自分の名前を伝え、

日頃の感謝をきちんと言葉にしてから、相手の名前と部署を確認します。

電話に出たのが本人だった場合は、

これから話ができる時間があるかどうかを尋ねてから本題に入ります。

できるだけ簡潔に用件を伝え、

電話に応じてくれたことへのお礼を言ってから電話を切りましょう。

電話に出たのが別の人だった場合は、

相手がその場にいるかどうかを尋ねます。

在席しているなら、取り次いでもらって用件を伝えてくださいね。

相手が不在の場合は伝言を託す

相手が不在だったときは、電話をかけ直すのが一般的です。

相手が戻ってくる時間を確認し、

またかけ直すことを伝えて一旦電話を切りましょう。

用件によっては、伝言を頼む方法もあります。

話の要点をしっかりと伝えるには、

『5W1H』をわかりやすく話すことが重要です。

用件の緊急性や、伝言を聞いた後にどんな対応をすればいいかを

合わせて伝えておくと、後のやり取りがスムーズですよ◎

伝言を託す場合、電話に出た人の名前も忘れずにメモしましょう。

名前を確認する際には、

失礼な聞き方にならないように心がけるのも大切です。

※5W1Hとは…

「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」

「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」のこと

相手を待たせずに電話を取ったり、

電話をかけるタイミングに配慮したりするだけでなく、

会話を終えて電話を切る瞬間まで気は抜けません。

今回は電話対応の心得とかけるときのマナーについて

ご紹介しました。

これらのことを忘れず、電話対応をしていきましょう！