仕事関係でスプレーガンを使うことになりました。
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2024/05/07
知っておきたい電話対応のマナー②
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2021/08/13
その他カテゴリまとめ
皆さんこんにちは。
社会人になると必ずと言っていいほど
取引先の方と電話をすることありますよね。
電話は緊張してしまう…。という人もいますよね。
事前に備えて準備万端にしておくと自信にも繋がり、
緊張感もほぐれやすいですよ。
実際に電話に出る前に、覚えておきたい基本的なマナーを
お伝えしていこうと思います。
受けるときのマナー
電話はかけるときだけでなく、
“受けるとき”も気をつけたいポイントがあります。
電話を受けるときに気をつけたいマナーをチェックしてみましょう！
3コール以内に出るよう心がける
仕事の電話はなるべく早く取るのがマナー。
目安としては、3コール以内に対応するのがよいとされています。
1回のコール音にかかる時間はおよそ3秒で、
3コール鳴り終わるまでには10秒もの時間が経過しているのです。
呼び出し音を10秒以上聞くと『待たされている』と
感じる人が多かったことから、
3コール以内が目安になったといわれています。
緊急の用件でなくても、長く待たされるとストレスが溜まるものです。
先方に悪い印象を持たれないよう、
仕事の電話はできるだけ早く取りましょう◎
3コール以内に出られなかった場合は、
時間を取らせてしまったことへの謝罪を、忘れず口にしてくださいね。
自分から名乗って相手の情報を聞く
電話に出た後は、「もしもし」とは言わずに自分から先に名乗ります。
『はい』や『お電話ありがとうございます』に続けて、
会社名と名前の両方を伝えるのが一般的です。
簡潔に名乗ったら、相手の情報を聞きましょう。
先方の会社名・名前・部署を聞き、
復唱して正しく聞き取れたかをチェックします。
ここでメモを取っておくことも大切ですよ。
こちらが名乗ったら、
同じように相手も名乗ってくれる場合がほとんどですが、
名乗らなかった場合は、
自分から切り出して名乗ってくれるように促してみてくださいね◎
取り次ぐときは保留を忘れずに
ほかの社員に電話を取り次ぐときは、
少し時間がかかることを説明してから保留ボタンを押すのが基本です。
手で受話器をふさいだりせず、
必ず保留にして一度受話器を置いてくださいね。
保留の際に、相手を長く待たせるのは失礼にあたります。
取り次ぐ相手が見えるところにいたら、すぐに声をかけましょう。
相手がその場にいないときは、内線などで呼び出しを行います。
取り次ぐまでに30秒以上の時間がかかってしまった場合は、
保留を解除して相手に謝罪し、このまま待ってもらえるか、
折り返した方がいいかを尋ねましょう。
折り返すことになった場合は、
電話番号と一緒に都合のいい時間帯を伺って
メモしておくことを忘れないでくださいね。
切るときのマナー
無事に話を終えて電話を切る場面でも、最後まで注意が必要ですよ。
意外と忘れがちな切り方のマナーを解説します◎
切るタイミングで丁寧に挨拶しよう
電話を切る前には、
相手に会話を終える意思を伝えるための挨拶が大切です。
相手がいきなり電話を切られたと感じないよう、
会話の締めくくりとなる挨拶をしっかりと行いましょう。
『お忙しいところ、ありがとうございました』
『失礼いたします』の一言があるかどうかで、
会話のイメージは大きく変わります。
最後の挨拶がきちんとできていれば、
より礼儀正しい印象を与えられますよ◎
先方に『ガチャ切り』だと思われるのはNG。
電話でのやりとりを終える前には、
丁寧な挨拶を欠かさないようにしましょう。
相手が切るまで受話器を置かない
たとえ正しい対応ができていても、
電話の切り方を間違えると先方に悪印象を持たれてしまいます。
最後まで礼儀正しく、相手が先に電話を切るのを確かめてから、
受話器を置くように心がけてくださいね。
一般的なビジネスマナーでは、かけた側が先に電話を切るのが普通です。
自分から先方に連絡したときは、電話の切り方にも気を配りましょう◎
会社で固定電話を使っている場合、
受話器を置くときにガチャンと大きな音を響かせるのは失礼にあたります。 相手の耳元で不快な音を立てないために、
受話器を置くのではなく、
フックボタンを手で押して静かに切る方法がおすすめです♡
会社に入ったばかりの社員にも、
仕事の電話に対応する機会はたびたびやってきます。
電話での受け答えに自信がない人も、
まずは基本的なマナーを押さえることが大切◎
相手を待たせずに電話を取ったり、
会話を終えて電話を切る瞬間まで気は抜けません。
電話の中では、マナーはもちろん声色に気を使うことも重要です。
電話口であっても明るい笑顔ではきはきと話すことを意識して、
相手に良い印象を持ってもらえるように意識してみてくださいね♪
